中國科學院昆明分院經濟活動內部控制規范

2018-01-18

  中國科學院昆明分院

  2017年8月11日

  中國科學院昆明分院經濟活動內部控制規范

  第一章  總  則

  第一條  為了推動中國科學院昆明分院(以下簡稱昆明分院)建立健全內部控制制度,提高風險防范能力和經濟活動管理水平,依據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國預算法》、《中國科學院章程》、院條件保障與財務局關于轉發《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》(科發條財函字〔2016〕24號)和《中國科學院所屬單位經濟活動內部控制規范》(科發條財字〔2013〕206 號)等規定制定本規范。

  第二條 內部控制是指由昆明分院制定并由全體員工共同實施的、旨在保證經濟活動合法合規、財務信息真實準確、國有資產安全完整,提高經濟活動效率效果的一系列控制活動。

  第三條 法定代表人對內部控制的建立健全和有效實施負責。領導班子成員根據職責分工和授權,負責組織主管工作領域內部控制的建立健全與有效運行。

  第四條  嚴格遵守不相容崗位相分離、制約和監督的原則,合理設置部門和崗位,明確權責分工,細化控制流程,建立責任追究機制。

  建立相應關鍵崗位定期輪崗制度并有效實施,關鍵崗位的設置、人員配備符合國家和院有關要求。對涉及技術保密等重要或關鍵崗位,實行離崗限制,明確離崗后保密等責任。

  定期、不定期強化崗位技能培訓和誠實守信、勤勉盡責職業操守教育,提高職業道德素養和專業勝任能力;完善激勵約束和責任追究機制,落實考核獎懲制度,促進內部控制的有效執行。

  第五條  建立和實施內部控制,遵循重要性原則、制衡性原則、適應性原則和成本效益原則。對內部控制制度的健全性、合理性和有效性進行定期評估和持續改進。充分發揮財務、審計和監察的作用,建立有效的信息反饋機制。

  第二章  預算控制

  第六條  本章所稱預算僅指部門預算及單位內部細化預算,科研項目經費預算控制執行本規范中《科研項目控制》章節的相關規定。

  第七條  預算管理責任

  (一)院長辦公會負責部門預算上報方案的審批,對單位內部年度細化預算、重要項目預算以及追加調整預算的合理性進行審批。

  (二)資產財務處牽頭組織預算管理工作,具體負責預算匯總編報、綜合平衡,落實預算執行監督、控制、分析等日常管理工作。

  (三)科技與教育處、組織人事處、資產財務處、綜合辦公室等管理部門負責業務范圍內的預算編制,落實預算執行計劃,協助做好預算管理相關工作。

  第八條  預算編制流程控制

  (一)各職能部門根據預算編制要求,結合部門工作目標與計劃,編制預算和執行計劃,報分管領導審核后送交資產財務處。

  (二)資產財務處通過與執行部門進行溝通,復核上報預算,匯總編制單位財務預算草案,提交院長辦公會審議。

  (三)資產財務處與有關預算執行部門根據院長辦公會的調整意見,修訂、調整預算,報院長確定年度預算方案。

  (四)部門預算經國家和中國科學院批準后執行單位內部預算報院長辦公會審批后執行。

  第九條  所有收支必須全部納入部門預算范圍,統一核算和管理。歷年結余資金應根據事業發展的需要納入年度預算安排使用。

  第十條  資產財務處應當建立預算執行動態監控與反饋報告機制,定期分析預算執行差異,研究、解決預算執行中存在的問題,提出改進措施。

  第十一條  收入預算執行控制

  (一)收入計劃控制。制定收入計劃,進行收入責任分解,對收入時間與進度進行安排。

  (二)收入合同控制。除財政穩定支持事業經費撥款收入外,其他科研課題收入、技術轉讓及服務性收入、產品銷售收入、經營收入等需簽訂合同,確保各項收入應收盡收。

  (三)應收款管理與催收。資產財務處按往來單位設置應收帳款臺賬,及時下達收款通知,定期進行對賬。業務部門負責對往來單位進行信用管理,并負責款項催收。對已核銷的壞賬收入進行備查登記,做到賬銷案存。

  (四)收入審核與確認。資產財務處將實際收款與收入合同與發票核對,發現不一致的要及時查明原因并采取補救措施,防止收入流失。收到的款項及時確認收入。

  (五)各項收入由資產財務處統一收取,其他部門和個人未經批準不得辦理收款業務,嚴禁設立賬外賬和“小金庫”。

  第十二條  支出預算執行控制

  (一)按照業務性質和支出金額劃分支出控制責任,明確審批權限和支出業務流程,經辦、證明、驗收、審批等相關人員對業務的真實性、合法性負責。

  (二)預算外業務支出由單位領導班子集體決策。加強會議費、勞務費、差旅費、外協經費、設備采購、材料采購和國際合作交流費等關鍵支出業務控制。

  (三)會議費在具體執行前提交執行預算,明確細化預算項目,按照決策權限進行審批后執行。加強對“三公”經費的控制,嚴格按照經費預算和開支標準執行。

  (四)勞務費發放符合勞務費發放標準和勞務費預算。勞務費由人事薪酬管理部門進行專業審核,業務真實性由經辦部門和相關人員負責。

  第十三條  預算下達后不得隨意調整。確需調整的,按照以下程序調整。

  (一)預算執行部門根據預算執行情況及其存在的問題,提出預算調整申請。

  (二)資產財務處根據單位資金狀況,提出對預算調整申請初步審核意見。

  (三)院長辦公會根據預算調整事項的輕重緩急,結合單位發展戰略和經濟狀況,對預算調整申請和資產財務處初審意見進行審核,提出預算調整方案。

  (四)預算調整方案經院長辦公會批準后報上級主管部門審批,不用上報的直接執行。

  第三章  合同控制

  第十四條  本規范所稱合同指昆明分院在科研和管理活動中與相關自然人、法人及其他組織為了設立、變更、終止民事權利義務關系而簽訂的經濟合同,經濟合同納入單位檔案管理。

  第十五條  合同管理責任

  (一)合同承辦部門為合同歸口管理部門,對各類合同實施集中規范管理。負責及時將各類合同分類立卷歸檔管理。

  (二)合同承辦部門負責合同洽談,對合同內容完整性、合同各要素合理性負責、擬定合同草案,就重要合同咨詢法律顧問的意見,根據授權簽訂合同,以及負責合同的履行合同執行監督和合同糾紛處理。

  (三)資產財務處參與重要合同經濟性條款的審核和執行監督。

  第十六條  建立合同授權管理制度。重要合同由法定代表人親自簽署,一般合同可授權其他分管領導、部門負責人或者其他人員代為簽署。合同授權明確授權對象、授權范圍和期間。受托人對簽署的合同負直接責任,對受托責任的履行情況向委托人報告,并接受監督。

  第十七條  簽訂政府采購合同按照財政部有關規定執行,簽訂其他合同一般遵循以下程序。

  (一)細化合同標的,明確合同數量、質量、技術標準。

  (二)詢價與意向談判。詢價與談判人員一般不少于三人,與合作單位存在利害關系的應向單位聲明,未經批準的必須回避。重大合同談判應當成立談判小組。談判過程中的重要事項應當予以記錄并歸檔。

  (三)草擬合同。國家或行業規范合同文本無法完全表達意見時,雙方通過補充合同加以約定。

  (四)合同審批。根據決策權限,法定代表人或其授權委托人在各自的范圍內審批,不得越權審批。受托人參與談判的,要提交委托人或者其上級管理人員審批。屬于院長辦公會決策范圍的,以院長辦公會記錄為審批依據。

  (五)合同簽章。各相關責任人按照合同簽批權限簽署合同,印章管理部門以簽批意見為依據加蓋單位公章,并對簽章情況進行登記。

  第十八條  合同、補充合同及其附件、與合同相關的公文信函、合同方身份資料、合同審批資料等,統一編號歸檔。

  第十九條  重要合同由合同雙方當事人當面簽署;需本單位先行簽署的合同,在合同上加蓋騎縫章。

  第二十條  合同承辦部門要加強對合同履行情況的監控,根據合同編號建立合同臺賬,記錄業務進展情況和收付款情況。

  第二十一條  合同變更或解除經雙方協商一致,不能達成一致意見時,應申請仲裁或法院裁決。合同變更與解除的審核程序與合同訂立審核程序相同。

  第二十二條  合同執行過程中出現違約和糾紛時,合同承辦部門及時向分管領導報告。必要時咨詢律師的意見。

  第二十三條  合同承辦部門對合同內容的實現情況應進行驗收,必要時應該組織相關管理部門和專家對合同進行驗收,驗收意見作為財務結算依據。

  第四章  工程項目控制

  第二十四條  工程項目是指昆明分院為了滿足科研管理需要,按照國家規定的管理程序,利用各種資金委托施工方建造工程的一系列活動,包括基建工程項目和納入基建程序管理的維修改造項目。

  第二十五條  工程項目管理責任

  為了加強工程項目管理和監督,成立由基建分管領導、工程技術、項目用戶代表、基建管理和財務管理等相關人員組成的工程項目管理小組,由紀委書記、紀檢、監察、審計人員和職工代表等人員組成的工程項目監督小組。相關責任分工如下:

  (一)工程項目管理由單位法定代表人負領導責任,工程項目分管領導負直接責任。工程項目管理小組負責協助單位領導對工程項目管理進行綜合協調。

  (二)綜合辦公室為工程項目歸口管理部門,負責工程項目可行性研究、立項申報、工程項目組織和實施過程管理工作。負責年度投資計劃、預算的編制與執行,組織工程項目驗收與資產交付。

  (三)資產財務處負責資金籌措與資金使用控制,以及申請用款計劃,負責工程項目成本核算與財務決算。

  (四)工程項目使用部門負責提出工程項目功能需求,協助工程項目設計,參與工程項目監督與驗收。負責依據工程進度,編制年度預算和用款計劃,按計劃執行預算。

  (五)工程項目監督小組負責對工程項目決策、執行、驗收等全過程進行監督,負責組織項目結算審計與項目竣工財務審計。

  (六)資產管理部門負責按照固定資產管理規定,組織對基建交付資產進行驗收、登記和使用管理等。

  (七)檔案管理部門負責指導基建管理部門及時將工程項目的各類資料分類、立卷歸檔,并保管檔案。

  第二十六條 工程項目立項程序控制

  (一)工程項目使用部門提出使用需求。

  (二)綜合辦公室對使用部門的需求進行匯總審核,根據基本建設規劃和單位的實際,進行初步論證,提出工程項目建議方案。

  (三)工程項目管理小組對工程項目建議方案進行審核。

  (四)院長辦公會對工程項目進行初步決策。

  (五)項目使用部門協同綜合辦公室編制可行性研究報告,經相關部門批準后編制初步設計與概算。編制工作可委托中介機構開展。

  (六)工程項目管理小組對可行性研究報告、初步設計與概算進行審核,報院長辦公會批準。

  (七)綜合辦公室按照國家、地方有關規定向主管部門進行申報。項目申報中出現變更要按照內部決策程序報告。

  第二十七條  工程項目投資計劃與預算控制

  (一)工程項目主管部門按照批復的項目初步設計與概算以及項目進展情況,如實編制項目投資計劃。經單位分管領導同意后報上級主管部門。

  (二)基建管理部門要與工程項目主管部門和財務部門密切配合,按照有關規定共同編制項目預算,細化預算支出。

  (三)下達的投資計劃和預算必須嚴格執行。計劃和預算無法執行時,及時向批復部門申請調整。

  第二十八條  工程項目招標程序控制。設計、施工、監理、審計和重要設備等招標應執行以下招標程序。

  (一)基建管理部門牽頭制定招標文件,明確標的內容、范圍、技術標準、招標程序、招標方式、投標人實力與資質要求,按規定委托招標代理單位代理。

  (二)工程項目管理小組審核招標文件,如有需要可以聘請專家會同審核。

  (三)工程項目管理小組按規定程序組織資格審查,初步擬定入圍單位,報分管領導批準。公開招標工程項目由招標中心進行資格審查并確定入圍單位。

  (四)工程項目監督小組參與委托造價咨詢公司進行標底制作或者標價測算。

  (五)委派基建管理部門和工程項目監督小組代表參與公開招標工程項目的評標監督。非公開招標工程項目由工程項目管理小組負責組織招投標工作,由工程項目監督小組負責監督。

  (六)工程項目管理小組與中標候選單位依次進行合同洽談,報院長辦公會批準后簽訂工程項目合同。

  第二十九條  工程項目變更程序控制。工程項目變更管理實行分級控制,對工程質量和造價影響較小的一般性變更由分管領導決策,重大變更報院長辦公會決策。重大工程項目變更必須執行下列程序:

  (一)施工單位、使用部門和基建管理部門等部門提出變更申請。

  (二)監理單位分析變更對質量、工期、造價的影響,并提出處理建議。必要時征求造價咨詢公司和項目設計單位的意見。

  (三)工程項目管理小組和工程項目監督小組對變更事項進行研究,提出處理意見。

  (四)分管領導和院長辦公會根據決策權限進行決策,必要時召開決策聽證會,征求有關方面的意見。

  第三十條 工程價款支付程序控制

  (一)施工單位按合同規定申報工程進度,并提交工程款支付申請。

  (二)工程監理、審計和基建管理部門對工程項目進度進行審核,根據合同條款,提出工程項目進度款支付限額意見。基建管理部門提出付款建議,報分管領導審批。

  (三)分管領導按照有關管理審批權限進行簽批,重大事項報院長辦公會研究討論。

  (四)資產財務處審核原始憑證,并根據合同和審批意見付款。

  第三十一條  工程項目后期管理控制

  (一)造價審計。竣工結算資料必須經過監理和基建管理部門審核后,由工程項目監督小組委托造價咨詢公司進行審計。

  (二)竣工驗收。在專業驗收的基礎上,基建管理部門應組織有關專家和使用部門對工程項目進行驗收,對驗收過程中發現的問題督促施工單位進行整改。

  (三)財務決算與審計。財務決算前,基建管理部門應對自購工程物資進行清理,財務部門應對工程往來賬款進行清理。財務決算完成后,由工程項目監督小組聘請中介機構進行工程項目竣工財務決算審計。

  (四)資產交付。通過驗收的工程項目,基建管理部門應及時辦理資產交付手續。資產管理和使用部門對照資產交付清單逐一核對驗收。交付資產應及時入賬,不得長期形成賬外資產。

  (五)工程項目的檔案歸檔。對工程項目檔案進行清理,移交檔案管理部門統一歸檔。

  (六)對于已驗收的建設項目,及時到地方有關部門辦理房地產權、戶籍等手續,并同時登記院房地產管理系統。

  第五章  日常維修項目控制

  第三十二條  日常維修項目是指為了滿足昆明分院管理需要,按照有關規定,利用各類資金委托施工方進行日常維修的一系列活動。

  第三十三條  日常維修項目管理

  分院日常維修項目分為零星維修工程、專項維修工程。

  零星維修工程,原則上指投資額在5萬元人民幣以下,保障房屋及設施的正常使用的維護修繕項目(如更換水龍頭、修補門窗、更換玻璃、換燈管等),以及各部門因業務需要進行的內部零星改造。

  專項維修工程,指投資額在5萬元(含)人民幣以上的維修、改造、建設工程。專項維修工程應單獨向院長辦公會申報立項,經費落實后,按規定程序實施。

  實行物業服務的園區,按照物業合同約定開展相關物業維修。

  第六章  科研項目控制

  第三十四條  科研項目管理責任

  (一)院長及科研分管領導對科研項目管理負領導責任。

  (二)院長辦公會負責對重要科研項目的設置、變更等事項進行審核把關。

  (三)科技與教育處是科研項目歸口管理部門,負責組織協調項目申請、執行、結題驗收等全過程的監督管理。

  (四)課題組負責科研項目的策劃、實施、驗收等全過程的工作。

  (五)資產財務處參與制訂單位內部科研項目經費管理政策,配合科研項目負責人編制預算、決算,監督科研項目資金使用及預算執行。

  第三十五條 科研項目經費預算控制

  (一)項目負責人按照相關管理規定,編制與執行項目經費預算,并對預算的真實性、合理性和相關性負責。

  (二)科技與教育處、資產財務處負責審核項目經費預算,監督預算執行。

  (三)科研項目經費支出應以批復的預算為依據,特別是對外協作、設備購置、勞務等費用,一般不得無預算和超預算開支。預算確需調整的,項目負責人應當及時按規定程序辦理預算調整報批手續。

  (四)加強對外協單位資質與能力的審查,存在利益關系的,當事人要向單位聲明并主動回避。外協業務應簽訂合同,對合同履行情況進行驗收。

  第三十六條  科研項目結題流程控制

  (一)科技與教育處按照項目結題時間提前通知項目負責人和資產財務處進行項目結題準備。

  (二)項目無法按照計劃結題時,項目負責人應按規定向主管部門申請延期結題。

  (三)項目負責人應協助資產財務處編制項目財務決算,配合對擬結題的項目開展財務審計、驗收工作,發現問題必須按規定及時整改落實完成。

  (四)項目驗收通過后,科技與教育處按規定及時下達結題通知。已結題項目除認定的后續支出外一般不得開支其他內容,財務部門應及時辦理結賬手續。

  第三十七條  科研項目因故終止,以項目主管部門通知或委托單位協議為依據,科技與教育處、資產財務處組織進行項目清理和財務清算,并提出處理意見,經院長辦公會批準后進行處理。

  第七章  采購控制

  第三十八條  本章所稱采購是指以合同方式有償取得貨物的行為,不含工程建設、服務采購管理。

  第三十九條  采購管理責任

  (一)資產分管領導對采購工作負領導責任。

  (二)資產使用部門負責編制采購計劃、預算,參與貨物采購、驗收、設備安裝調試以及日常管理工作。

  (三)資產管理部門負責審核匯總各部門的物資采購申請計劃,編制年度采購總預算,負責組織貨物的統一采購、驗收、出入庫等日常管理。

  (四)財務部門協助資產部門和使用部門編制單位采購年度預算,負責采購事項的會計核算與財務監督。

  第四十條  采購計劃與預算控制

  (一)年度采購計劃由各使用部門提出相關采購需求計劃,經資產管理部門初審同意后,報院長辦公會審批。

  (二)采購預算納入整體預算范圍,由財務部門對采購預算資金實行統籌規劃和執行控制。采購活動應嚴格執行預算,超預算或預算外的,未經批準不得采購。

  第四十一條  采購執行流程控制

  (一)請購。使用部門提出采購申請。

  (二)審核。采購貨物申請報資產管理部門進行審核。

  (三)審批。分管領導根據授權批準的權限進行審批。

  (四)詢價與概算。資產管理部門及使用部門要對擬購物品進行比質比價,了解供應商的信譽、供貨能力等情況,確定合同概算。

  (五)簽訂合同。根據詢價結果確定供應商并簽署采購合同。

  (六)驗收。資產管理部門組織驗收時必須查驗貨物,與采購合同不符的不得簽字驗收,并及時進行處理。

  (七)付款與報銷。使用部門負責辦理借款和報銷手續,財務部門對采購合同、發票、結算憑據、驗收資料等相關憑證進行審核后付款。

  第四十二條 預付款和定金必須有合同依據。逾期未報銷的應查明原因,及時處理。大筆采購一般應預留質量保證金的,質量保證金必須在期滿驗收合格后支付。

  第八章  固定資產控制

  第四十三條  固定資產管理責任

  (一)分管資產領導對固定資產管理負領導責任。

  (二)資產管理部門負責組織編制固定資產購置計劃、預算、驗收、入庫領用、調撥處置、資產清理盤查等管理工作。

  (三)財務部門負責資產核算,并定期與資產管理部門對賬,審核固定資產計劃與預算。

  (四)使用部門負責按固定資產使用手冊和操作規程進行日常的使用、維護管理。

  第四十四條  固定資產的驗收入庫、領用保管

  (一)驗收入庫。單位取得的固定資產,必須由資產管理部門、使用部門及相關技術部門,按照固定資產清單和有關合同進行驗收。捐贈資產驗收以捐贈協議為依據,劃撥資產以主管部門通知為依據。驗收不合格的按相關約定處理,待具備條件后再組織驗收。驗收合格的應及時辦理入庫手續。

  (二)使用保管。使用部門應明確資產使用和保管責任人,使用和保管責任人必須在固定資產領用單和固定資產卡片上簽字確認并妥善保管。貴重或危險的固定資產,以及有保密等特殊要求的固定資產,應當指定專人保管、專人使用。

  第四十五條  固定資產維護與維修控制

  (一)固定資產責任人應按固定資產使用手冊進行操作,并負責日常維護保養。需要維修的應向資產管理部門申報。

  (二)資產管理部門應對維修申請進行審核,提出維修、更新等處理意見,報分管領導批準后執行。

  (三)重要設備委托專業管理單位提供日常維修保養和技術支持。

  第四十六條  固定資產出租、出借應進行必要的可行性論證,并提出申請,按有關規定報批、報備。出租、出借的資產實行專項管理,取得的收入納入預算,統一核算和管理。

  第四十七條  資產管理部門每年組織對固定資產進行全面清查盤點,發現盤盈盤虧的應查明原因,按審批權限上報批準后,及時調整固定資產賬目。

  第四十八條  固定資產處置包括報損、報廢、報失、轉讓、調撥和捐贈等,應執行以下程序:

  (一)處置申請。使用部門根據資產使用狀況和使用需求提出處置申請,報資產管理部門。

  (二)原因鑒別。資產管理部門對申請進行核實,組織有關專家進行技術鑒定并出具鑒定意見。車輛等有特殊管理要求的資產,以相關專門機構意見為依據。

  (三)資產評估。資產轉讓、置換、投資等須按規定委托資產評估機構進行評估,資產評估結果按有關規定報批、報備。

  (四)審批。處置資產按照審批權限報分領導或院長辦公會審批。并按照規定報主管部門或國家有關部門報批或報備。

  (五)處置。資產處置應當遵循公開、公正、公平的原則,數量較多或價值較高的,應通過拍賣等市場競價方式公開處置。資產處置收入按規定上繳國庫,實行“收支兩條線”管理。

  (六)責任追究。因個人原因造成資產損失的,應追究個人的責任。

  第四十九條 閑置不用的資產及時辦理退庫手續,退庫資產指定專人管理。責任人員、管理部門等發生變動時應首先辦理變更登記手續,未經批準不得自行變更。

  第五十條  對需要辦理產權登記手續的房屋等固定資產,資產管理部門應及時辦理有關手續。

  第九章  對外投資控制

  第五十一條  對外投資管理責任體系:

  (一)院長辦公會負責對外投資決策的審批。

  (二)資產財務處為對外投資歸口管理部門,負責組織對外投資可行性研究,投資協議洽談和協議執行,投資日常管理;負責對外投資和投資收益的財務管理與全面及時準確地進行核算;負責按投資協議轉移資產。

  第五十二條  對外投資的立項控制

  (一)資產財務處負責組織有關人員或者委托咨詢機構對投資項目進行可行性研究, 并提出對外投資建議。

  (二)資產財務處負責組織人員進行投資可行性評估,評估報告須由所有評估人員簽字認可。評估人員應執行回避制度。

  (三)對外投資方案及擬投入科技成果的獎勵方案,提交院長辦公會審核,并按規定報主管部門審批。

  (四)資產財務處根據院長辦公會的決定,簽訂投資意向協議,并向主管部門辦理對外投資審批手續。

  (五)經批準后,資產財務處按照規定對擬投入的非現金資產進行價值評估,評估結果按照規定報批、報備。

  第五十三條  對外投資執行控制

  資產管理部門負責按照批準的投資方案組織實施,實施過程中需要變更方案時必須按照程序進行審批。

  (一)與相關單位簽訂正式投資協議,明確雙方出資時間、金額、出資方式與違約責任,商定公司管理架構等重大問題。

  (二)參與起草與修改公司章程。

  (三)監督合作伙伴按照協議投入資產,被投資單位按照規定進行驗資、注冊或工商變更。

  (四)資產管理部門按照規定辦理國有資產產權登記,財務部門按照投資協議和驗資結果入賬核算。

  (五)實施過程中所形成的投資協議、公司章程、驗資報告、工商注冊等文書資料歸檔保管。

  第五十四條  股權日常管理控制

  (一)單位應根據公司章程和投資協議,向被投資單位派出代表,代表單位參加董事會、監事會等管理和監督機構,履行決策管理權限。

  (二)資產管理部門應對投資項目進行跟蹤管理,及時掌握被投資單位的財務報告與審計報告,了解投資單位的財務狀況和經營成果,定期形成對外投資項目分析報告。

  (三)派出代表人應認真履行職責,積極主張投資權利,各種會議重要決議事項應及時向主管領導報告。及時收取投資收益并納入單位財務核算。

  (四)定期與被投資單位核對投資,對相關權益證書應當指定專人保管,并定期檢查。嚴禁未經授權的人員接觸權益證書。

  第五十五條  對外投資處置控制

  (一)轉讓股份須向主管部門提出申請,經批準后委托具有資質的評估機構進行資產評估,確定轉讓參考價格,并按照規定在產權交易市場進行交易。資產評估結果按照規定報主管部門備案。

  (二)被投資公司終止經營進行清算的,應該制定應對措施,參與清算工作。清算后收回的投資,單位要由專人負責跟蹤處理。

  (三)核銷對外投資,應取得被投資單位破產或者其他相關法律證明文件與文書,按照審批權限分別報院長辦公會或主管部門批準。

  (四)財務部門應根據對外投資處置批準文件、資產回收清單、工商注銷證明等相關原始資料,及時進行會計處理。收回的資產應納入單位統一管理與核算。

  第十章  貨幣資金和票據控制

  第五十六條 貨幣資金管理責任

  (一)財務部門負責人負責建立健全貨幣資金管理制度,負責制度實施的綜合協調與落實情況的檢查監督。

  (二)財務審核人員負責對已經審批同意的收支原始憑證進行審核。

  (三)出納人員負責按照財務審核意見收付貨幣資金,開具票據。負責保管庫存現金、有價證券等。出納不得負責銀行對賬。

  (四)業務審批人員負責審批授權范圍內的業務事項以及資金支付和報銷申請。

  (五)業務經辦人員負責辦理貨幣資金申領和報銷手續,保管和使用領取的現金和銀行票據。

  第五十七條 貨幣資金收入流程控制

  (一)業務經辦。業務經辦人員收集合同、發貨單、收款憑據等證明收款權利的資料。

  (二)業務部門復核。業務部門對有關原始資料進行復核,并開具收款通知,明確收款標準與內容。

  (三)財務審核。財務審核人員對業務部門提交的資料進行審核,確保應收盡收和進行合理的賬務處理。

  (四)出納收款。出納根據審核意見收取款項。

  第五十八條 貨幣資金支出流程控制

  (一)支付申請。經辦人借款和報銷必須以合理的事由和合法真實的原始憑據為依據,大額資金支付必須附合同、協議或會議決議。

  (二)支付審批。審批人對支付請求的真實性、合法性和合理性負責。

  (三)財務審核。財務審核人員對有關合同協議及原始單據的合規、合法性以及費用支出的合理性進行審核。

  (四)辦理支付。出納以已審憑證為依據支付現金和簽發支票,并在已經付款的憑證上加蓋付訖章。簽發支票應進行備查登記。

  第五十九條 現金管理

  (一)出納以外人員未經財務部門授權不得辦理現金收付。需單獨設置收款員崗位的,須經單位領導批準,明確工作職責與要求。收款員工作接受財務部門業務指導與監督,只能辦理收款業務并及時繳存。

  (二)財務收取的現金收入應及時繳存銀行,不得坐支,不得白條抵庫。

  (三)要嚴格按照規定范圍使用現金,要嚴格執行公務卡結算的有關規定,減少現金的使用。

  (四)出納保管的現金應做到日清日結,當天庫存現金超過限額的必須送存銀行。單位保險柜不得存放個人現金等財物。

  (五)財務部門負責人或者其他指定人員應不定期地對庫存現金進行監盤,每月至少檢查監盤一次。發現現金盤盈盤虧的,要查明原因報批后及時處理。

  (六)單位應該加強對出納存、取款路途的安全保護工作。出納存、取款途中不得辦理其它非銀行業務事項。

  第六十條 銀行存款的管理

  (一)單位開立、變更、撤銷賬戶時,必須由財務部門提出申請,報單位法人批準后向上級主管部門、財政部門辦理申請、報批及備案手續。

  (二)嚴格遵守銀行結算紀律,銀行預留印鑒必須分人管理,支票領取人應該簽字確認。一般不得簽發收款單位和金額未定的轉賬支票。

  (三)貨幣資金收支要及時進行賬務處理并定期進行銀行對賬。銀行存款對賬單或調節表必須由相關人員簽字確認。

  (四)實行網上交易、電子支付等方式辦理貨幣資金支付業務的單位,應嚴格按照有關規定落實崗位責任,防范支付風險。

  第六十一條  票據管理

  (一)財務部門應建立票據管理臺賬,對票據購買、保管、領用、注銷等工作實行職責分離。票據應由專人保管,出納不得保管未使用或已使用完畢的收據和發票。

  (二)簽發、轉讓和收取的票據應符合相關票據管理規定,票據應及時入賬進行會計核算。對收取的重要票據,應留有復印件并妥善保管。

  (三)加強對各類票據的審核,通過電話查詢或網絡查詢等方式加以查驗,不得開據和報銷假發票。大額發票應附明細單。

  (四)作廢的票據,應當按規定予以保存。對超過法定保管期限可以銷毀的票據,按照規定程序進行銷毀。

  (五)發現票據遺失以及款項支付錯誤等各種差錯時,應及時通知相關領導和部門,并采取補救措施以避免損失。形成損失的按照有關管理制度追究相應的責任。

  (六)財務、審計部門要對票據的申領、使用、繳銷情況進行定期清查,加強對票據管理過程的監督。

  第十一章     財務報告控制

  第六十二條  財務報告是指以單位名義向有關部門報送的各種報表以及向單位內部公開的各種財務信息,包括財務預算報告、決算報告、課題經費財務報告、財務損失處理報告、政務公開的財務信息以及各種財務統計報告等。

  第六十三條  單位法定代表人以及分管領導要加強對財務報告工作組織領導。財務部門要認真組織協調人事、資產、科技等相關部門,共同做好財務信息資料的收集、整理及報告的起草等工作。其他部門要按照統一部署完成職能范圍內的工作,協助做好相關報告準備工作。

  第六十四條  財務報告流程控制

  (一)報告準備。財務部門組織相關部門對財務收支、債權債務、實物資產等財務報告相關事項進行全面清查,發現差異的應提出清查差異處理意見,報分管領導批準,重大差異報院長辦公會批準。

  (二)報告編制。財務部門組織相關部門按照要求編制財務報表,并提出報表分析報告。

  (三)報告審核。財務部門負責人在財務報告報送前應對報告的真實性、準確性、完整性進行審核。

  (四)報告審計。報送前需要審計的,應委托會計師事務所按規定進行審計,并根據審計意見對報告進行調整。

  (五)報告審批。編制完畢的報告先后報財務負責人和法定代表人審批并簽章,印章管理部門根據領導簽批意見蓋章。

  (六)報告報送。相關部門負責按照要求對外報送,并對報告披露的信息負責。

  (七)報告存檔。財務報告由財務部門按《中國科學院文書檔案建檔規范》存檔保管。

  第六十五條  單位應建立財務報告管理制度,明確財務報告特別是信息公開的范圍和責任,規范財務報告行為。

  第六十六條  財務報告應該口徑一致,來源一致,不得隨意調整。已經對外報送的財務報告,除根據主管部門審核意見進行修改外,不得自行修改。如發現錯誤確需修改,必須由對外報告責任人詳細說明修改理由,報審批后才能更改。

  第六十七條  財務報告按要求對單位重要的科研管理情況、重要投資項目經營情況、重大的經濟糾紛和訴訟事項以及存在的各種風險和問題進行必要的說明。發生貪污、挪用公款等刑事案件以及其它重大經濟訴訟案件和重大財產損失的,必須按規定及時向主管部門報告。

  第十二章  內部控制監督與評估

  第六十八條  內部控制監督與評估是指對內部控制建設和執行情況所進行的監督,以及對內部控制制度完整性、符合性和有效性的自我評估或委托社會中介機構所進行的評估。

  第六十九條 法定代表人或指定分管領導負責領導與協調內部控制監督與評估工作。監察審計部門負責內部控制日常監督,負責組織對內部控制系統完整性、符合性和有效性進行評估。

  第七十條  內部控制監督檢查人員有權參與、列席、組織有關會議,查證有關合同協議、檔案等,聽取有關部門和人員的報告。

  第七十一條  完善內部控制評估,定期進行內部控制評估。評估重點包括內部控制制度合規性、合法性、完整性,內控制度執行的符合性、有效性,機構、崗位設置及人員配備合理性等。

  第七十二條  對內部控制監督與評估中發現的重大決策失誤、未履行規定的審批程序和不按規定執行的部門與人員,應當按照有關規定追究相應的責任。對非正常損失的要認真查明原因,并按照規定處理。

  第十二章  附 則

  第七十三條  本規范由昆明分院資產財務處負責解釋。

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